regulamin

Procedura ustalania zakresu i okresu publikowania treści zawierających dane osobowe i wizerunku na stronie internetowej oraz w BIP Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego im. Marii Grzegorzewskiej w Zgorzelcu

  1. Pracownik przygotowując materiały pisemne, zdjęcia, grafikę itp.  przeznaczone do opublikowania na stronie internetowej szkoły lub w BIP jest zobowiązany sprawdzić, czy treść materiału zawiera dane osobowe, tzn. informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
  2. W przypadku zamieszczania na stronie internetowej wizerunku ucznia/rodzica/pracownika osoba przygotowująca artykuł ma obowiązek pozyskania odpowiedniej zgody na wykorzystanie wizerunku (załącznik nr 1).
  3. Przygotowane do zamieszczenia na stronie internetowej i/lub w BIP treści przekazywane są do Wicedyrektorów szkoły w celu weryfikacji jej zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
  4. Po zatwierdzeniu materiału przez Wicedyrektorów pracownik przekazuje jej treść do publikacji koordynatorowi strony internetowej lub redaktorowi BIP.
  5. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, informacja przeznaczona do publikacji powinna zostać przekazana do IOD w celu zweryfikowania jej zgodności z przepisami o ochronie danych;

3.  Jeżeli informacja zawiera dane osobowe należy:

1.  dokonać weryfikacji treści informacji pod kątem konieczności wynikającej z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, ujawnienia w treści informacji danych osób fizycznych (np. taka konieczność zachodzi przy publikowaniu oświadczeń majątkowych);

2.  w przypadku ustalenia podstawy prawnej obowiązku ujawnienia danych osobowych w przygotowanej do publikacji informacji, należy zweryfikować zakres danych osobowych podanych w informacji z zakresem wskazanym w przepisach i w razie rozbieżności, dokonać odpowiednich zmian, w szczególności ograniczenia zakresu danych;

3.  po ustaleniu podstawy prawnej pracownik merytoryczny ustala czas publikowania informacji w BIP poprzez zweryfikowanie go z podstawą prawną ujawnienia danych (ustaloną zgodnie z procedurą określoną w punkcie poprzednim) oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w jednostce;

4.  w przypadku wątpliwości dotyczących czasu publikacji informacji, pracownik merytoryczny konsultuje się z archiwistą zatrudnionym w podmiocie;

4.   informacja przekazywana do IOD musi zawierać: podstawę prawną, w tym artykuły lub odpowiednie paragrafy tego aktu prawnego odnoszące się do obowiązku ujawnienia danych osobowych, a także czas publikacji informacji w BIP.

5. IOD na podstawie uzyskanych informacji weryfikuje zgodność przeznaczonej do   publikacji informacji z przepisami o ochronie danych osobowych oraz rejestrem czynności przetwarzania.  

6.   Pracownik, który przygotował informację jest zobligowany do udzielenia IOD wszelkich niezbędnych wyjaśnień dotyczących przygotowanej informacji.

9. Zaakceptowana informacja jest przekazywana koordynatorowi strony internetowej lub redaktorowi BIP w celu opublikowania.

10.Redaktor BIP publikuje informację, ustawiając w CMS jej czas publikowania (widoczności).

Procedura przeglądu treści publikowanych w BIP pod kątem konieczności usunięcia treści, dla których czas publikowania już ustał.

1.  Przeglądy treści opublikowanych na stronie internetowej szkoły lub w BIP jest dokonywany raz w roku, w ustalonym przez administratora danych terminie.

2.  Za dokonywanie przeglądów jest odpowiedzialny wyznaczony przez ADO pracownik.

3.  Administrator może także wyznaczyć inne lub dodatkowe osoby, które będą realizować czynności związane z przeglądem strony internetowej i BIP.

4.  Przeglądowi podlegają wszystkie treści publicznie dostępne w BIP.

5.  Zespół odpowiedzialny za przegląd BIP dokonuje weryfikacji upublicznionych informacji pod kątem zawierania danych, które w sposób pośredni lub bezpośredni mogą ujawniać tożsamość osób fizycznych (tzn. danych osobowych).

6.  Weryfikacji podlegają także mechanizmy automatycznego archiwizowania/zakończenia czasu publikacji w CMS oraz poprawność ich ustawiania przez redaktorów BIP w momencie publikowania treści.

7.  Jeżeli weryfikowana informacja zawiera dane osobowe, zespół dokonuje oceny pod kątem konieczności usunięcia treści, dla których czas publikowania już ustał. Ocena jest podejmowana na podstawie analizy:

1.  czasu wskazanego w przepisie prawa, na podstawie którego informacja została ujawniona;

2.  wymagań wynikających z jednolitego rzeczowego wykazu akt w podmiocie;

3.  rejestru czynności przetwarzania;

4.  ustania lub nie celu przetwarzania.

8.  Jeżeli zespół ustali, że cel ujawniania danych osobowych na stronie internetowej lub w BIP wyczerpał się, podejmuje decyzję o usunięciu informacji.

9.  Z przeglądu jest wykonywany raport, pod którym podpisują się wszystkie osoby, które dokonały przeglądu.

10. Po zaakceptowaniu raportu przez administratora danych, koordynator strony internetowej i redaktorzy BIP usuwają wskazane w raporcie informacje z BIP.

Załącznik nr 1 do pobrania

Skip to content